Mail

E-mail, dünyanın neresinde olursanız olun, arkadaşlarınız ve ailenizle tek bir düğmeye dokunarak iletişim kurmanın harika bir yoludur.

İster iş arıyor, ister yeni ağ bağlantıları kuruyor, ister sadece mevcut işinizde mükemmelleşmeye çalışıyor olun, profesyonel e-posta mesajlarını nasıl yazıp göndereceğinizi bilmek çok önemlidir.

Bu göründüğünden daha zor olabilir. Birçok profesyonel, kişisel yaşamlarında e-posta kullanmaya alışmıştır. Yakın arkadaşlarınıza e-posta gönderirken argo, ifadeler ve kısa mesajlar genellikle uygun olsa da, iş yazışmalarında bu ifadelere yer verilmez. Bu nedenle hangi maili nasıl bir dille yazmanız gerektiğini bilmeniz gerekir. 

Profesyonel e-mail hangi durumlarda gönderilir?

Bir dizi olasılık var. CV’nizi potansiyel bir işverene, referans olmayı kabul eden bir meslektaşınıza, mevcut patronunuza bir istifa mektubu veya bir tavsiye mektubu talebi olarak profesyonel mail göndermeniz gerekebilir.

Kişisel olmayan e-mail göndermek için başka nedenleriniz olabilir ve o yüzden tüm e-postalarınızın düzenli ve profesyonel bir dille yazıldığından olduğundan emin olmanız sizin açınızdan faydalıdır.

Profesyonel e-posta mesajları gönderdiğinizde, mesajın kusursuz olduğundan emin olmak gerçekten önemlidir. E-postaları nasıl gönderdiğiniz veya bunları nasıl takip ettiğiniz konusunda herhangi bir hata yaparak olası bir fırsatı, bir teklifi kaçırmak istemezsiniz.

Bu yazımızla profesyonel bir e-mail mesajına neleri dahil edeceğinizi, neleri dahil etmeyeceğinizi ve e-posta mesajlarınızı nasıl kapatacağınızı, imzalayacağınızı ve göndereceğinizi öğrenebilirsiniz.

Yüksek kaliteli profesyonel bir e-posta yazabilmek için yazımızda ele aldığımız adımları gözden geçirin.

E-mail mesajınıza neler dahil edilmelidir?

Konu Satırı: Konu satırı, yazma amacınızı kısaca aktarmalıdır. Konu satırınızı "Teşekkür Ederiz" veya "Tavsiye İsteği" kadar basit oluşturulabilirsiniz.

Selamlama: Çok kısa bir e-posta yazıyor olsanız bile bir selamlama ekleyin. Kişinin adını biliyorsanız, adı ile selam yazın. İsimle hitap edeceğiniz biri değilse, onun unvanına göre bir selam verin.

Uzunluk: E-postanızı olabildiğince kısa tutun. İnsanlar uzun e-postaları gözden kaçırma eğilimindedir, bu nedenle yalnızca önemli bilgileri ekleyin.

Kapanış: Kısa bir "Teşekkürler", "İyi çalışmalar" veya başka bir basit uğurlama ve ardından adınız ile imzalayın. Çoğu e-posta hesabı, her e-postaya adınız, unvanınız ve iletişim bilgilerinizle bir imza yerleştirmenize izin verir. Her yazışmayı daha profesyonel hale getirmek için bunları kullanabilirsiniz.

Yazı Tipi Stili: Süslü, eğlenceli veya renkli yazı tiplerinden kaçının; bunlar sadece alıcının dikkatini gerçek mesajınızdan uzaklaştırır. Bir e-postanın dağınık görünmesine neden olan kalın ve italik yazıları da sıkça kullanmaktan kaçının. Tamamen büyük harflerle de yazmayın; bu bir e-postada kızgın veya aşırı heyecanlanmış olarak anlaşılabilir. 

İfadeler: Profesyonel bir e-postaya yüz ifadeleri eklemeyin; bunları kişisel yazışmalar için kullanın.

E-mail nasıl gönderilir?

Bir e-mail göndermek için bu adımları izleyin: 

1. Adım: Posta hesabınızın ana sayfasına, örneğin Gmail hesabınıza giriş yapın.

2. Adım: Mail Oluştur'u tıklayın.

3. Adım: Yeni bir boş e-posta penceresi açılacaktır. 'Kime' kısmına alıcının e-posta adresi adresini girin.

4. Adım: E-postanıza konuyla ilgisi bulunan başka birini eklemek isteyebilirsiniz. Bunu, Cc veya Bcc'ye tıklayarak yapabilirsiniz . CC Bilgi Anlamındadır. BCC ise yazının gizliliğini anlatan protokollerdir. "Cc", "karbon kopya" ve "Bcc", Türkçe’de"kör karbon kopya" anlamına gelir. 'Cc' alanına bir e-posta adresi eklemek, o kişinin e-postanın bir kopyasını alacağı ve diğer tüm alıcıların e-posta adreslerini göreceği anlamına gelir. Eğer bir e-posta adresi 'Bcc' alanına girilirse, kişi e-postanın bir kopyasını alır ancak başka hiçbir alıcı bu adresi görmez.

Aynı e-postayı çok sayıda farklı kişiye gönderiyorsanız, 'posta listenizi' gizli tutmak için tüm e-posta adreslerini 'Gizli' alanına koymak iyi bir fikirdir. Bu şekilde mail, bir spam göndericinin veya bilgisayar korsanının eline geçme şansı yoktur.

5. Adım: Konu alanı, alıcıya bir başlık gibi e-postanızın konusu hakkında fikir vermenize olanak tanır. Konu kutusuna herhangi bir şey koymanıza gerek yoktur, ancak e-postayı görüntülerken ve sıralarken yardımcı olabilir. 

6. Adım: E-posta metni, bir word belgesindeki metne benzer şekilde biçimlendirilebilir. Biçimlendirme simgelerini kullanarak yazı tipi stilini, rengini ve boyutunu değiştirebilirsiniz. Ayrıca madde işaretleri oluşturabilir ve e-postanızın yazımını kontrol edebilirsiniz. 

Araç çubuğunda bulunan seçenekleri kullanarak e-postanızı biçimlendirebilirsiniz.

7. Adım: Mailinizin içerisine bir dosya veya bir belge eklemek için EKLE bağlantısına tıklayın. Buradan bilgisayarınızda kayıtlı olan dosyalar açılacaktır dilediğiniz belgeyi ekleyin.

8. Adım: E-postanızdan memnun olduğunuzda, oluşturma penceresinin altındaki mavi Gönder düğmesini tıklayın.

9. Adım: Gönderdiğiniz e-posta artık Gmail kontrol panelinizdeki 'Gönderilmiş Postalar' klasöründe saklanacaktır. 

10. Adım: Yarım kalan e-mailleriniz Taslak olarak kaydedilir. Bir e-postaya başlayabilirsiniz, ancak daha sonra hemen göndermek yerine geri dönmeye karar verebilirsiniz. Gmail taslaklarınızı otomatik olarak kaydeder. Böylece, e-postayı kolayca kapatabilirsiniz ve bitmemiş e-posta 'Taslaklar' klasörünüze kaydedilir. Göndermeye hazır olduğunuza karar verdiğinizde onu "Taslaklar" klasörüne tıklayarak geri alabilirsiniz. E-postayı bitirdikten sonra Gönder'i tıklayabilirsiniz.